Die Projektleitung

Die Oepfelbaum IT Management AG stellt neben technischen und bankfachlichen auch Projektleiterprofile. Doch was macht eigentlich ein Projektleiter? Dieser Frage möchte ich anhand des Beispiels Essenszubereitung nachgehen. Zu Beginn des Projekts steht ein Bedürfnis: Wir haben Hunger. Unsere Requirements Engineers konnten zusammen mit den Stakeholdern bereits eine mögliche Lösung skizzieren. Sie wünschen sich ein gebratenes Hähnchen auf Ofengemüse. Die Geschichte ist schnell erzählt. Nachdem wir das Hähnchen aufgetaut haben, schieben wir es mit gerüstetem Gemüse in den Backofen. Dann decken wir den Tisch und servieren das Essen. Der Projektleiter begleitet das Projekt dabei von Anfang bis Ende.

Erfolgsgeschichten klingen einfach. Doch bereits ein simples Projekt wie die Zubereitung eines Gerichts umfasst viele versteckte Entscheidungen und viel Organisation. Woher stammt das Gemüse? Ist das gefrorene Hähnchen die einzige Möglichkeit? Macht das Kochprojekt in dieser Form Sinn?

Wir könnten die Arbeit auslagern und in ein Restaurant gehen. Eine valable Option, wenn interne Ressourcen knapp sind oder gar fehlen. Kochen wir sonst selten, fehlen Gewürze und die passenden Küchenutensilien. Für einmalige Unterfangen sind deren Beschaffungskosten Teil der Projektkosten. Ein Catering könnte hier eine ökonomischere Lösung sein. Auch falls wir zu müde sind, könnte dies eine sinnvollere Option darstellen.

Bevor wir mit dem Kochen beginnen, berechnen wir, ob die zur Verfügung stehende Zeit reicht. Ist sie knapp, klären wir mögliche Massnahmen zur Beschleunigung ab. Anstatt das gefrorene Hähnchen aufzutauen, können wir ein frisches kaufen. Den Einkauf in der Metzgerei kann eine zusätzliche Arbeitskraft parallel zum Einkauf im Gemüsemarkt erledigen. Das Rüsten des Gemüses lässt sich ebenfalls auf mehrere Personen aufteilen. Diesen Alternativen ist gemeinsam, dass sie die Risiko- und Kostenstruktur verändern. Das Projekt wird wegen der zusätzlichen Schritte und Personen teurer, komplexer und somit riskanter. Viele Köche verderben bekanntlich den Brei.

Offensichtliche Optimierungen ohne Zusatzkosten implementieren wir ungeachtet der Projektstruktur. Wir wärmen den Ofen nicht erst dann auf, wenn alles bereit ist, sondern schalten ihn schon ein, wenn wir das Gemüse rüsten. Während des Backens waschen wir bereits die Pfannen und das Kochgeschirr. Ist der Tisch gedeckt, nutzen wir die Zeit für gesellschaftlichen Austausch und Erholung.

Wir wissen ungefähr, was die Mahlzeit kosten wird. Sind Süsskartoffeln teurer als erwartet, überlegen wir uns, ob Salzkartoffeln denn nicht auch lecker wären. Gleiches gilt für die Arbeit. Dazu gehört, dass die Zeit, in der das Hähnchen im Ofen schmort, nur beschränkt produktiv nutzbar ist. Ist das Rezept zu komplex und zu zeitaufwendig, tauschen wir es aus. Mit dem Projekt starten wir nur, wenn wir es uns leisten wollen.

Gemüse wird manchmal von Schimmel befallen. Dieses Risiko können wir durch den Kauf direkt beim Bauern und eine visuelle Qualitätskontrolle minimieren, jedoch nicht ganz eliminieren. Tritt es dennoch auf, gilt es, eine Entscheidung zu treffen. Wir können erneut einkaufen gehen, was das Gesamtprojekt verzögert, und zusätzliches Geld kostet. Alternativ können wir dieses Gemüse weglassen und den Umfang unseres Gerichts anpassen. Als letzte Option können wir den Schimmel auch grosszügig wegschneiden. Dabei riskieren wir, das Gericht als Ganzes zu verderben – ein Risiko, das es zu bewerten gilt.

Nachdem wir uns entschieden haben, die Kochaufgabe zu übernehmen, kommunizieren wir dies allen relevanten Personen und besprechen gemeinsam das Ziel und Vorgehen. Unsere Gehilfen erhalten Instruktionen zu ihren Aufgaben und die Gäste eine Uhrzeit, zu der das Essen serviert wird. Tritt Unvorhergesehenes ein, teilen wir dies den Betroffenen mit.

Bei der Essenszubereitung treffen wir viele, zum Teil auch unbewusste Entscheidungen. Die Aufgabe der Projektleitung ist es, diese Verzweigungen zu erkennen und sie bewusst zu machen. Wir erarbeiten Entscheidungsgrundlagen, um je nach Wirkung selbst zu entscheiden oder beratend zur Seite zu stehen.

Ein kleines Kochprojekt meistern wir ohne Probleme. Tritt eine Abweichung vom Projektplan auf, können wir sofort reagieren, weil wir das gesamte Projekt im Kopf haben. Bei komplexeren Projekten ist dies nicht mehr der Fall. Bereiche wie Projektplanung und ‑strukturierung, Risiko-, Stakeholder-, Kommunikations- und Qualitätsmanagement, Kostenkontrolle, Zeitmanagement, Teamführung, Konfliktlösung, Change-Management und Projektabschluss können je nach Komplexität die Fähigkeiten eines Einzelnen übersteigen. Um dennoch die Übersicht zu behalten, nutzen Projektleiter verschiedene Werkzeuge.

Die Projektleitung begleitet ein Projekt von Anfang bis Ende, denn Abweichungen gegenüber dem ursprünglichen Plan treten immer auf. Wie bereits Dwight D. Eisenhower sagte: «Ein Plan ist nichts. Planung ist alles.» Wenn sich am Ende eines Projekts die Frage stellt, was die Projektleitung überhaupt gemacht hat, ist dies meist ein Zeichen guter Arbeit. Wurde das Projekt von plötzlichen Verzögerungen, Korrekturen und «Pech» begleitet, kann dies ein Hinweis auf ungenügende Projektleitung sein.

Wir erhalten Anfragen nach technischen Experten, um Projekte zu beschleunigen bzw. zu parallelisieren. Nicht selten profitiert man jedoch mehr von einem erfahrenen Projektleiter, der dabei hilft, das vorhandene Potenzial zu verwirklichen. Glücklicherweise stellt Oepfelbaum sowohl technische Fachkräfte wie auch qualifizierte Projektleiter, um auch Ihr Projekt zu einem wahren kulinarischen Hochgenuss zu machen und Ihre Organisation in die Sphären der Haute Cuisine zu befördern.

Konnten wir Ihren Appetit anregen? Nicolas steht für Kochtipps gerne zur Verfügung.